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HEURES D'OPÉRATION

Lundi-Vendredi 9:00AM - 6:00PM
Samedi - 9:00AM-5:00PM

La Direction Administrative

Fonds National de l'Éducation

La Direction Administrative (DA) est chargée de :

  • L’élaboration, la tenue, du suivi et de l’arrêté du Budget annuel et mensuel ;
  • Suivi des recettes du FNE ;
  • La tenue et de l’arrêté des comptes ;
  • L’établissement des paiements et engagement des dépenses ;
  • Suivi de la situation de trésorerie ;
  • Produire des rapports de gestion susceptibles d’aider les autres directions à prendre des décisions;
  • La gestion du parc informatique, des matériels et équipements du FNE
  • La gestion du personnel du FNE
 

Ainsi, le Directeur / la Directrice a pour attributions de:

  • Participer à la préparation du budget global consolidé du FNE et faire le suivi de son exécution ;
  • Assurer la gestion efficace des ressources financières, humaines et matérielles de l’entité ; 
  • Produire ou vérifier les états financiers du FNE avant de procéder à leur diffusion ;
  • Maintenir la comptabilité générale consolidée et préparer  les états financiers de l’entité;
  • Veiller à l’application du manuel de procédures administratives, du Guide de Sage Accpac, de toutes procédures donnant droit aux retraits et aux sorties de fonds et au respect des normes comptables ; 
  • Assurer la tenue des livres comptables du FNE ;
  • Vérifier les certificats et autres pièces justificatives qui lui sont présentés au titre des accords passés entre le FNE, les Maîtres d'Ouvrage et les porteurs de projet et procéder aux paiements correspondants ;
  • Proposer et mettre en œuvre un plan d’évaluation des performances du personnel ainsi que les politiques de rémunération du personnel et le traitement de la paie ;
  • Organiser, diriger et contrôler les opérations du service de comptabilité ;
  • établir les normes de sécurité du personnel et des installations et superviser les employés accomplissant les tâches y relatives.
  • Appuyer et superviser l’élaboration des budgets des projets et des ressources propres ;
  • Assurer de concert avec la Direction de Trésorerie des budgets de projets selon la charte des comptes du FNE ou la Matrice d’imputation des comptes ;
  • Réviser les rapports financiers à envoyer aux bailleurs, au Conseil d’Administration du FNE et à la Direction Générale ;
  • Procéder à des contrôles inopinés ou programmés dans les différents bureaux attachés au FNE ;
  • Assurer la disponibilité, la sécurité et l’évolution de l’infrastructure hardware et software du FNE, ainsi que la gestion quotidienne des bases de données informatiques dont dispose le FNE ;
  • Vérifier les rapports d’inventaire des biens de l’organisation et des bureaux liés préparés par les administrateurs et administratrices en poste ;
  • Préparer la réalisation de l’audit annuel du FNE et l’audit des projets.

 

Tâches spécifiques :

Gestion financière et Comptable
  • Appuyer les comptables dans l’exploitation du logiciel Sage Accpac et s’assurer de la bonne affectation des opérations dans le système
  • Approuver la fiche d’imputation comptable avant la saisie dans le système Sage Accpac ;
  • Assurer le suivi du système et des procédures comptables, administratives et financières ;
  • Assurer le contrôle de gestion adéquat pour l’ensemble des programmes / projets et opérations de l'organisation;
  • Exécuter et suivre les budgets de l'organisation basés sur les plans stratégiques et opérationnels approuvés par le Conseil d’Administration et la Direction Générale ainsi que les budgets de chaque projet ;
  • Contrôler le travail des comptables du Siège et ceux des différents bureaux sous la juridiction du FNE ;
  • S’assurer de la conformité des systèmes et procédures de l'organisation avec les lois et règlements et fiscalité en vigueur en Haïti, les normes internationales reconnues et les règlements et normes exigés par les bailleurs et les autorités de tutelle ;
  • Informer et discuter avec les directeurs du FNE et Responsables des autres unités ou bureaux les observations faites lors de ses visites de vérification dans les bureaux locaux avant de soumettre ses rapports au Directeur Général ;
  • Assurer une information financière périodique et régulière pour les Directions de l'organisation ;
  • Approuver les factures et paiements de tout ordre avant leur imputation dans le logiciel
  • Conseiller le Directeur général et les autres Directeurs sur les conséquences financières et comptables des décisions et des plans stratégiques et opérationnels ;
  • S’assurer de la préparation dans les délais de toute information financière aux autorités concernées ou aux bailleurs ;
  • S’assurer de la préparation dans les délais des rapports financiers pour les audits annuels de l’entité de l’audit des projets et s’assurer de la mise en place des recommandations des auditeurs ;
  • Contribuer à la finalisation du budget de chaque direction et de chaque projet avant la présentation au Conseil d’Administration et aux bailleurs de fonds ;
  • Approuver tous les rapports devant être soumis au CA et aux bailleurs de fonds. Cette contribution portera sur le volet financier uniquement ;
  • Assurer la revue et l’autorisation de tout état de contrôle financier et comptable, notamment les rapprochements bancaires, les états de caisse, etc. ;
  • Fournir un appui technique continu au renforcement des capacités administratives et de gestion des différents bureaux du FNE ;
  • Superviser le travail de mise en place de la clé de classement et l’archivage des dossiers au niveau des différents bureaux ;
  • Superviser le travail des comptables et s’assurer de la bonne affectation des transactions en fonction des budgets des projets ou de ceux du fonctionnement.

 

Devoirs Institutionnels

  • Participer à la planification et l’évaluation générale des bureaux liés au FNE ;
  • Coordonner et finaliser la rédaction des rapports financiers annuels consolidés de l’entité ;
  • Présenter au Directeur général la planification et le rapport de ses activités.
  • Informer le Directeur général, les autres directeurs de la situation financière des fonds, des projets et répondre à toutes requêtes venant de ces responsables ;
  • Produire des analyses et réflexions sur la situation financière de l’entité en étant capable d’élaborer des propositions concrètes
  • Participer à l’élaboration des termes de références pour les acquisitions de biens ou le recrutement des membres du personnel ;
  • Procéder à l’évaluation du personnel travaillant sous sa supervision ;
  • Examiner et autoriser les demandes d’achats de biens et de services ;
  • Approuver les ajustements d’inventaire de biens de l’entité ;
  • Assister le Responsable de Passation de Marchés dans le suivi des contrats avec les prestataires de service et dans la gestion de la documentation des véhicules ;
  • Réaliser d’autres tâches et responsabilités qui lui seront attribuées dans le cadre de ses compétences et de sa fonction.
  • Actualiser et renforcer ses connaissances en assistant à des cours, séminaires et en effectuant des consultations bibliographiques, etc.

 

Qualités à mettre en application :

  • Capacité de travail en équipe et exercice démocratique du pouvoir
  • Capacité d’encadrer et de gérer le personnel travaillant sous sa supervision ;
  • Capacité de coordonner et d’aider dans la résolution de conflits ;
  • Disponibilité et flexibilité d'horaires et de gestion efficace de son temps.
  • Bonnes relations humaines et capacité de coordonner, de planifier et de négocier;
  • Vision critique et capacité d’innovation ;
  • Sens de responsabilité, de rigueur, d’honnêteté, d’impartialité et d’objectivité
Les taches présentées plus haut seront reparties à l’ensemble du personnel travaillant sous la supervision du DA. Le manuel de gestion des ressources humaines élaborera sur les attributions de chaque employé de la Direction Administrative.
 

Organisation de la Direction Administrative

Placé sous l’autorité de la Direction Générale, la Direction Administrative (DA) a sous sa supervision quatre (4) services.

 

À TÉLÉCHARGER

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